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代理訂艙
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  一.配船指南

  適用于所提供的各條航線服務以及拼箱服務。

  二.訂艙對象及方式

  以價格優先,航線好為宗旨,選擇有優勢的船東或貨代訂艙。

  訂艙方式:以書面訂艙(填寫訂艙單)

  訂艙代理指定的托運單格式

  非指定的訂艙格式(中海托運單的格式)

  三.審核托運單訂艙注意事項

  在收到經運價中心審核過和訂艙單后,開始訂艙工作,注意審核訂艙單必須提供以下內容:

  預配船期

  箱型,箱量

  貨名或貨類

  重量,體積(拼箱必須提供的大約數)

  起運港/卸貨港/目的港(必須清晰明確)

  付費條款(需提供并列明是“FREIGHT PREPAID”或者“FREIGHT COLLECT”)

  運輸條款以及特別注意事項的要求

  經過運價中心審核運費無誤后,向船東或貨代訂艙。

  四.取得訂艙確認應注意事項

  通過不同的方式收到船東或貨代的訂艙確認單(SHIPPING ORDER)后,將S/O上相關船東或貨代的資料刪掉,在SO上注明客服/單證聯系人員的電話,傳真以及EMAIL地址,再將SO傳真給予客戶。若客戶要委托拖車裝箱跟報關的,先于提前1-2天安排落實好拖車計劃與報關事項。

  五.FMS系統錄入以及核查各項費用

  錄入的依據是以BOOKIN GREPORTD 右上運價中心人員注明的工作號,輸入工作號調出該票將相對應的SO資料錄入。先核對客戶名稱,在訂艙號處輸入SO號,船名航次,截關日,ETD船舶離港時間,裝港、卸港、目的港錄入代碼顯示完整的港口名稱,船公司,訂艙代理錄入公司代碼,按保存鍵即可。如有備注注明就在海運界面里點擊訂艙欄里的備注欄注明。點擊費用管理界面,與BOOKING REPORT上的費用相核對,做好相關記號,為后面的確認費用單做好前提工作。

  六.跟蹤服務工作

  客戶憑SO到碼頭打單處換取設 客戶在碼頭提空柜或還重柜遇到問題的,向訂艙單位確認后,及時通知客戶。

  提柜后,由于貨物無法備齊,貨主要求推遲一個航次。已經提柜后而推遲出口時間,應根據船公司的船期用箱時間表,合理安排用箱時間若超過船公司提供的免費用箱期限,將依照有關規定征收集裝箱超期使用費。

  因貨主原因來不及按時進場,申請延遲進場??突枰蛭宜咎岢鍪槊嬪昵隠ATECOME。在收到客戶申請后向訂艙代理申請LATECOME,待訂艙代理確認后方可通知客戶是否接受申請,如不予接受則向客戶說明理由。

  在旺季期間,每周的航線都必定爆艙,客服必須與船東或貨代代理緊密溝通,了解船期的變化,艙位的最新分配情況,及時向業務員提供最新消息,且向船東或貨代代理申請配船艙位,確保我司訂艙配船艙位。

  安排付款以及領取正本提單和電放放貨

  客服在船舶截關的前1天將訂艙資料交予單證。在單證補料給訂艙代理的同時向她催要DEBITNOTE,把對單時間與付款時間相互協調完成。收到訂艙代理的DEBITNOTE 與 FMS 系統上的費用管理界面核對,把應付訂艙代理的部分款項核對準確無誤,蓋上顯示我們公司的發票抬頭和地址的章確認給訂艙代理。如訂艙代理的 DEBITNOTE 上的費用與FMS系統上的費用不符或者遺漏,要及時跟運價中心人員溝通,找出原因再確認。收到訂艙代理的發票,填寫付款申請,轉交商務中心去安排付款事宜。因客戶一核對完提單內容,就馬上催要正本提單,所以客服要緊密跟蹤付款的事情。按公司規定,當天上午到的發票下午就可以安排付出去,下午到的發票第二天就可以付款。如當天下午沒銀行回單的,又是客戶著急要單的,找商務中心了解清楚,反饋給業務員。

  每個訂艙代理對領取提單的方式不同,按照訂艙代理的格式要求,填寫相關的寄單委托書,把上面的內容列清楚。拿到正本提單,COPY留底并交給商務中心人員簽收。做電放放貨的,必須經商務中心人員確認后方可做電放申請給訂艙代理。每個訂艙代理的電放格式單要求有所不同,因此按各家訂艙代理要求嚴格執行備交接單到具體堆場提空箱裝柜,如客戶反饋打單處不予打單,則由客服向訂艙代理查明原因,通知客戶重新打單并向客戶解釋清楚。


 

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